[TMS] - Nota fiscal cancelada: o que acontece no sistema e como identificar automaticamente

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Objetivo: Entender o que acontece no sistema quando uma nota fiscal é cancelada, por que ela não pode ser excluída, e como identificar o cancelamento sem depender de auditoria manual.

Por que a NF cancelada não pode ser excluída

Notas fiscais, mesmo canceladas, precisam permanecer registradas no sistema por questão de rastreabilidade fiscal e de auditoria. A exclusão física do registro removeria esse histórico, o que não é uma opção disponível nem desejável para a conformidade da operação — isso vale mesmo quando o cancelamento já foi confirmado na SEFAZ.

O caminho correto para uma NF que não deve mais ser considerada é o cancelamento. Uma vez cancelada, ela permanece no sistema com a situação "Cancelada" claramente identificada, sem poder ser removida.

Como registrar o cancelamento no sistema

Existem duas formas:

1. Importação manual do XML de evento de cancelamento

Caminho: Operacional > Importação > Importação Eventos Nota Fiscal. Basta importar o arquivo XML de cancelamento, disponível no portal da SEFAZ ou com o emissor da nota.

2. Botão "Recuperar Sefaz" (tela de Notas Fiscais)

Na tela de Notas Fiscais (Operacional > Documentos de despacho > Notas fiscais), existe o botão "Recuperar Sefaz". Com ele, ao selecionar a nota, o próprio sistema busca o evento de cancelamento diretamente na SEFAZ, atualizando a situação para "Cancelada" sem a necessidade de baixar e subir o arquivo XML manualmente.

Para esse botão funcionar, é necessário que o Certificado Digital A1 da empresa esteja configurado no TMS, em: Cadastros gerais > Configurações da empresa > Gerais > Certificado digital.

Impacto em relatórios e dashboards

Como o cancelamento não pode ser resolvido por exclusão, quando uma NF cancelada continua aparecendo como pendente em relatórios ou dashboards próprios do cliente, a recomendação é ajustar o filtro do relatório para desconsiderar notas fiscais com situação "Cancelada" na consulta de pendentes — em vez de tentar removê-las do sistema.

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